Papperslös bokföring i praktiken

[Tomas]

@nmn 38247 wrote:

Ekonomisystembranschen måste var något gud glömde, de som är moderna scannar papper, behöver jag säga mer.

För att inte tala om hur det är i England. Har en leverantör där som säljer sina fakturor till en bank och den banken måste sysselsätta många personer som de ringer, skriver och mejlar och håller på. Känns inte som 1900-tal och ännu mindre som 2000-tal:eek:

[ake125]

e-conomic.se?
Vad jag förstår så har det arkiv till verifikationerna. De har även app till mobilen så man kan fota ett kvitto och bokföra det. Fakturorna scanar du och mailar/laddar upp.

De har även API som borde tilltala e-handlare som då kan integrera.

Jag har funderat men själv inte tagit steget att prova. Någon som kör/provat?

[Parvelito]

@ake125 38316 wrote:

e-conomic.se?
Vad jag förstår så har det arkiv till verifikationerna. De har även app till mobilen så man kan fota ett kvitto och bokföra det. Fakturorna scanar du och mailar/laddar upp.

De har även API som borde tilltala e-handlare som då kan integrera.

Jag har funderat men själv inte tagit steget att prova. Någon som kör/provat?

e-conomic har väl tänkt rätt, förutom att det i likhet med mycket annat är en molntjänst. Molntjänster är bra för sådant som inte är kritiskt, men affärssystem är kritiskt för en Ehandlare. Vi har ju sett hur till och med stora Tieto fick stort haveri och ställde kommuner, stora företag och myndigheter utan möjlighet att arbeta under en vecka och med stora dataförluster. Och sedan hade vi Loopias mailhaveri där de bara konstaterar att de sparade mailen är borta.

Så jag vill ha en lokal lösning, därför att jag tror mig veta att jag är mer skicklig på att hålla mina data säkerhetskopierade och tillgänglig än någon leverantör.

[Thorsson]

@nmn 38247 wrote:

Och vilket affärssystem är så smart att det själv kan ta emot pdf fakturor på mail och själv lägga in dem för godkännande. Borde inte vara rocketscience, det finns ju appar till telefoner som kan dra all möjlig info ur en kamerabild.
Ge var leverantör en unik epostadress att skicka fakturorna till så är grovsorteringen löst.

Ekonomisystembranschen måste var något gud glömde, de som är moderna scannar papper, behöver jag säga mer.

Oh yes…och där har du anledningen varför vi jobbar med detta hos oss. Att tabort skiten från början…

[PalMik]

Det jag gillar med economic är att man tydligen kan skriva ut verifikat med bokföringsstämpel på för arkivet när man är klar. Jag vågar inte spara mina underlag hos leverantörer där jag känner det finns en ärlig chans de går i konkurs .

Ett par leverantörer standarder som försöker ta oss till det papperslösa samhället skulle kunna tänkas vara: tradeshift, kvittar.se, EDI standarden, flera?

Använder Datev som bokföringsprogram till ett företag och det är enda företaget där jag lyckats gå till ”pappersfri” administration så långt det är möjligt, detta då naturliga steg 0 i processen är att få underlaget digitalt, all bearbetning därefter bygger på att underlaget finns på datorn. Dessutom är deras arkivering godkänd av staten och det underlättar ju .

Quickbooks och e.g. fortnox har också scanningsfunktion men jag tycker inte det känns som en naturlig del i programmet utan ett extrasteg och då blir det inte av för mig då jag är lat av naturen.

[Rob]

Jag har nu bokfört en del i Fortnox och laddat upp pdf:er till alla verifikationer. Som PalMik skriver så känns det inte som en naturlig del i programmet utan allt känns lite bakvänt. Man får öppna ”Arkivplats”-modulen i en annan tab och ladda upp filerna där och sedan skapa en ny verifikation i ”Bokföring”. Där får man välja vilken fil man vill koppla till verifikationen. Det gör att man inte vill ladda upp fler än ett par i taget, för att enkelt kunna hitta rätt fil. Det blir alltså en hel del bläddrande mellan tabbar och program.

Arkivplats kostar 89 kr per månad och då ingår 1 GB lagringsutrymme. Jag hittar ingen funktion för att ta egen backup. Gör man en export av bokföringen följer inte bilderna med. Skulle Fortnox krascha är man nog illa ute.

[Tusen]

River upp en gammal tråd.

Jag tänkte övergå till ”papperslös” bokföring i den mån det går.

Tänkte höra med folket om alternativ till en ScanSnap. Då vi får väldigt få fakturor/dokument i pappersform redan nu känns det omotiverat att köpa en scanner för 2500:-. Räknar jag högt så har vi 5 dokument i pappersform per månad (antagligen färre), räknar man sedan att ScanSnap:en håller 2 år, så blir kostnaden ~20kr/dokument, vilket inte känns ekonomiskt försvarbart.

Finns det något alternativ? Någon av scanning-apparna till iPhone?

Eller tappar man hela fördelen med papperslös bokföring om man inte har alla dokumt sökbara, anser ni?

Tack på förhand

[Tomas]

Tyckte jag såg i Evernote i iPhoneappen senast att man kan ”fota” av ett papper och få det sparat som PDF. Men ajg har inte undersökt det närmare om det blir sökbar text av det.

[Tusen]

Testade evernote och andra appar, blev inte helt nöjd så lutar åt att det blir en ScanSnap ändå. Kan bli mer användning av den än vad jag först räknat med.

Tänkte lyssna med er hur ni använder evernote för verifikat. Ex. jag brukar använda både paypal ”kvitto” och leverantörsfaktura vid varuinköp i USD.

Hur gör ni om ett verifikat består av flera dokument, sätter ni då ihop dessa till en PDF innan det läggs in i evernote, eller sätter man ihop dessa till en anteckning i evernote? Eller hur gör ni?

Tack på förhand

[FredrikGust]

Jag skulle nog kolla med revisorn och skatteverket vad de anser om elektroniska underlag. Många har nog försökt med elektroniska underlag och faller på att det tar längre tid att hantera dessa underlag elektroniskt jämfört med i pappersform.

Man ska lagra dessa ”inom landet” i minst 7 år. Det gör att jag tror Evernote och många andra molntjänster faller på den punkten.

Bokföring – vad kräver lagen? | Skatteverket [NS4 version]

Tror att det finns dem som fått igenom med sin revisor att bifoga CD-skiva med pärmen med utskrifter på alla order t.ex. Min revisor vill ha allt på papper ännu, men han kommer nog ändra uppfattning med tanke på pärmtjocklekarna…

[Författare]

Inlägg