Papperslös bokföring i praktiken

[Jeff]

Jag köpte idag ett SA580 skåp för att kunna få in alla pärmar i säkert förvar så nu vill jag inte vet av att ni hittar något enkel digital lösning!
Stort och dyrt skåp men fick ett riktigt bra pris så det skadar inte att ha något att växa i

[Katrin Lundgren]

@Parvelito 37893 wrote:

Jag tror ju att för att få det här smidigt så skall man bifoga PDF-filen till verifikatet i bokföringen och spara den där. Fortnox verkade ha stöd för det, finns det fler? Hur fungerar t.ex. Specter och SpeedLedger?

Lever med tanken att lämna in hela bokföringen till revisorn på ett USB-minne.

Hos Speedledger går det inte att göra tyvärr Specter har jag inte kollat, men de brukar väl vara på forumet ibland så vi kan säkert önska

Jag är inne på att scanna fakturorna efter jag betalt dem, just för att inte riskera att missa någon. Har faktiskt inhandlat en liten scanner just för att försöka bli mer papperslös.

[Thorsson]

Så härlig tråd att jag blev medlem!

Jag är med och äger ett företag där vi har som vision att digitalisera all bokföring, och helst göra allt automatisk.

Minns en artikel i höstas som visade på att företagaren lägger en vecka av fyra på att administrera. Helt sjukt…

Och det finns massor man kan göra för att minska ner omfattningen av dina papper. Och så klart kan du göra det mer eller mindre sofistikerat.

Ett par exempel.

Om du processar en faktura online så behöver du inte skriva ut den (så länge du kan komma åt den digitalt under de sju åren som krävs) så länge du lägger den i egen verfikatserie. För annars blir det hål i verifikationsserien…och det är dumt.

Kvitton då?

Japp, det går att göra saker där med. Finns diverse appar som hanterar dem online (shoeboxed, lemon mfl) men det räcker att dra upp dem i Google Docs (egentligen tveksamt då servrarna står utanför Sverige men men). Om du även lägger dessa i en egen bokföringsserie räcker det att spara orginalet tillräckligt sorterat (säg månadsvis om du har många, årsvis om du har få) i en hög under drygt fyra år….

Nu blev det en uppsats…undrar ni något så fråga så ska jag försöka svara…

/Johan

[Parvelito]

Själva hanteringen tror jag få har problem med. En koll visar att det var 42 av 1897 verifikat som innehöll en handling som inte jag själv skrivit ut under föregående år. Leverantörsfakturor kommer allt som oftast via mail, bankkvittenser skriver jag ut själv från Internetbanken, journalerna kommer från bokföringsprogrammet etc. Det är helt horribelt med papper som genereras och skrivs ut.

Frågan är vilka bokföringsprogram/affärssystem som har stöd för att lagra elektroniska dokument tillsammans med sitt verifikat. Då kan man ta alla PDF-filer med fakturor, kvitton etc och lägga in där och ge hela bokföringen på ett USB-minne till revisorn. (Han kan få en pärm med inventeringslistan och de inskannade kvittona också).

[Thorsson]

Yes… fast det är viktigt att särskilja via serie annars blir det hopp bland numren i pärmen. Fast det kanske alla har koll på…

För att svara på din fråga är Fortnox ett exempel som hanterar det. Lägg på arkivplatsen så kan du maila/bifoga dit löpande.

[Rob]

Fast man behöver väl inte ha olika serier om man scannar in de papper man får och bokför dom istället. Då lagrar man bara pappersoriginalen i hyfsat bra ordning så man kan hitta dom vid behov. Eller tänker jag fel?

[Johan W]

@Jeff 37946 wrote:

Jag köpte idag ett SA580 skåp för att kunna få in alla pärmar i säkert förvar så nu vill jag inte vet av att ni hittar något enkel digital lösning!
Stort och dyrt skåp men fick ett riktigt bra pris så det skadar inte att ha något att växa i

En sån räcker ju typ max 3-5 år beroende på hur mycket papper man har. Kul med massa skåp som tar upp plats och måste flyttas vid flytt.

Jag har gått över till digital bokföring och det är det bästa jag gjort.

Ungefär såhär fungerar det för mig:

Antingen kommer fakturor i PDF eller via post. Dessa scannas in, namnges och stämplas/attesteras med Adobe Acrobat Pro. Detta gör att man kan skriva på fakturan inne i datorn och fortfarande skriva ut ”originalet” då stämpeln ligger på ett annat lager.

Sedan flyttas fakturan in en katalog ”Leverantörsfakturor” som har flera underkataloger för år och månad.

Därefter skickar jag via Acrobat, e-post med bifogad PDF till E-conomic.se’s scanningsmodul.

Här tar bokföringsbyrån över genom att logga in på E-conomic, konterar fakturan, skapar en betalfil som laddas upp hos banken.

I slutet på månaden loggar jag in på banken och kollar dessa betalningar och godkänner med bankdosan.

Behöver aldrig skriva ut, sortera i pärmar eller förvara pärmar. Kommer åt bokföringen varsomhelst.

Allting lagras i Dropbox.

Genom att scanna in och göra PDF:erna sökbara kan man snabbt leta upp genom att söka i sitt operativsystem. Istället för att leta reda på rätt pärm, bläddra i evigheter osv.

Samma princip används för ex. kontoutdrag, bankgirokvitton, lösa kvitton, avtal osv.

Detta system gör att jag alltid har tillgång till bokföringens original i Dropbox, och en kopia finns alltid konterad hos E-conomic.

[Thorsson]

@Rob 38168 wrote:

Fast man behöver väl inte ha olika serier om man scannar in de papper man får och bokför dom istället. Då lagrar man bara pappersoriginalen i hyfsat bra ordning så man kan hitta dom vid behov. Eller tänker jag fel?

Du tänker rätt så länge du har allt digitalt.

Det du kan tjäna på att ha olika serier är om du har ett fakturaprogram till exempel och ett bokföringsprogram. Säg att du har Innvoice Machine för du gillar det bättre (goare design kanske än Fortnox vad vet jag). Om du inte har olika serier behöver du bifoga varje faktura till bokföringsprogramet, har du olika serier behöver du inte det. Då kan du boka in en journal och hänvisa i stället.

Oftast har man fakturering och bokföring i samma program, men mycket annat är inte så.

[nmn]

@Parvelito 38099 wrote:

Frågan är vilka bokföringsprogram/affärssystem som har stöd för att lagra elektroniska dokument tillsammans med sitt verifikat. Då kan man ta alla PDF-filer med fakturor, kvitton etc och lägga in där och ge hela bokföringen på ett USB-minne till revisorn. (Han kan få en pärm med inventeringslistan och de inskannade kvittona också).

Och vilket affärssystem är så smart att det själv kan ta emot pdf fakturor på mail och själv lägga in dem för godkännande. Borde inte vara rocketscience, det finns ju appar till telefoner som kan dra all möjlig info ur en kamerabild.
Ge var leverantör en unik epostadress att skicka fakturorna till så är grovsorteringen löst.

Ekonomisystembranschen måste var något gud glömde, de som är moderna scannar papper, behöver jag säga mer.

[Jimmy Ostrom]

Jag kan inte annat än att hålla med:o

@nmn 38247 wrote:

Ekonomisystembranschen måste var något gud glömde, de som är moderna scannar papper, behöver jag säga mer.

[Författare]

Inlägg