Papperslös bokföring i praktiken

[Rob]

Jag har länge varit sugen på att sköta all min bokföring elektroniskt, dvs skippa pappersutskriften så långt det är möjligt. Enligt bokföringslagen får man lagra elektroniskt, så länge man sparar originalet. Originalet i mitt fall är oftast redan en pdf, men en del kommer förstås på papper också.

Förra året skrev jag ut allting och fyllde ungefär en pärm per månad. Slöseri på träd tänkte jag och lovade ändring inför 2012. Nu har det snart gått ett kvartal och jag har inte släppt pappersbiten ännu tyvärr, så nu känner jag att det är dags för ändring.

Problemet för mig har varit att jag inte lyckats komma på hur jag ska sköta det i praktiken. Nu upptäckte jag att man kan bifoga filer till verfikationerna i Fortnox som jag använder. Det kanske är så jag får göra? Bifoga en pdf i varje verifikation.

Papperslöst i all ära, men med utskrivna papper som ligger i ordning så går det oerhört fort att bokföra för mig. Med färdiga mallar i Fortnox så tar det inte mer än 30-60 sekunder per verifikation. Jag är lite orolig att det kommer börja ta mycket längre tid om jag hela tiden måste leta reda på rätt fil osv.

Jag har precis skaffat Evernote efter rekommendation i en annan tråd, och det gillar jag skarpt. Jag vet inte riktigt hur det skulle kunna användas för bokföringen dock.

Är det någon som redan bokför (nästan) papperslöst eller kanske går i liknande tankar? Det skulle vara kul att höra lite tankar.

[Katrin Lundgren]

har egentligen inte så mycket att tillföra annat än att det låter som mina tankar, även jag vill bli papperslös, men har hitills inte kommit på riktigt hur. Jag kan inte bifoga pfd till verifikat, men jag funderade på att göra iordning speciella mappar för det hela där man sparar allt med verifikatets namn, det är dock så långt jag kommit i tankarna och sen tog tiden slut

[GregerA]

Hur vet man om en PDF-fil är original eller kopia? :rolleyes:

[Richie72]

Det här är oerhört intressant. Jag har börjat så här.
Jag scannar in alla fakturor och lägger pappersoriginalen i en pärm i datumordning (en flik per månad).
Den inscannade pdf:en lägger jag i en folder döpt Nya fakturor.
Jag döper fakturan efter leverantörens namn, fakturanummer, vad det gäller och datum
Exempel: Electrokit, 42413, lampa, 20120314

Sen när jag betalat fakturan så flyttar jag pdf:en till en folder som heter Betalda fakturor.

När ekonomiansvarig sedan bokfört fakturan så flyttas den till en folder som heter Bokförda fakturor.
Då läggs löpnummer till först i namnet så det blir
413 Electrokit, 42413, lampa, 20120314
Därför ligger alla fakturor i löpnummer ordning.

Fördelen är att
1. man direkt får bort alla fakturor från skrivbordet, inga fakturor hamnar i fel hög och glöms bort
2. fakturor som man får på mail behöver man inte skriva ut,
3. eftersom vi jobbar med dropbox så finns alla fakturor automatiskt hos ekonomi
4. alla fakturor är sökbara från alla datorer.
5. eftersom vi har dropbox så är alla fakturor automatiskt backup:ade.

Nästa steg är att verifikationer som görs i datorn sparas i en folder som heter typ verifikat och använder löpnummer. Eftersom min snapscan kan scanna in kvitton och allt så borde man kunna lägga alla kvitton i ”verifikationsfoldrar” och spara originalen vid sidan om.

Foldern borde kunna heta ”Kortbetalningar 20120314”
Sen har man en pdf med verifikatet
Därefter inscannade kvitton som underlag.

När revisorn vill titta på materialet så delar man enkelt ut foldern.

Gör jag några missar?

[Tomas]

@Rob 37822 wrote:

Jag har precis skaffat Evernote efter rekommendation i en annan tråd, och det gillar jag skarpt. Jag vet inte riktigt hur det skulle kunna användas för bokföringen dock.

Såg du den här länken i den tråden, den kanske kan ge lite ideér: Digitalisera din bokföring med Evernote | Mikael Öhrén – Företagande, webben & att njuta av livet

[Parvelito]

Jag har tillbringat kvällen med att slå hål på och arkivera ett års bokföring. Mer än 95% av papperna har jag själv skrivit ut (förmodligen är det bortåt 99%, men jag har inte mätt så exakt). Jag skall till revisorn i morgon, så det är en av punkterna att diskutera om det går att köra allt på PDF istället. Tidsmässigt ser jag ingen stor skillnad, det kanske rent av tar mer tid att hantera. Men utrymme och att sedan hantera det hela sparar en hel del tid, utöver pengarna som en massa papper och toner kostar.

[Richie72]

Den största vinsten är tid, du behöver aldrig leta efter en faktura, du slarvar aldrig bort en faktura, du behöver aldrig ta en faktura och skicka till revisorn eller ekonomiansvarig. Dessutom tror jag att det blir bättre över tiden, när man undrar vad betalade jag för de där A4-bladen med etiketter för två år sedan och vem köpte jag av. Allt är sökbart.

Sen, istället för att gå till revisorn med en pärm så delar du ut en dropboxfolder och vips så har han alla papper.

Men visst fakturan ska ju betalas och bokföras.

Sen tror jag att ju mer man lär sig jobba papperslöst desto snabbare går det.

Jag scannar nu in alla dokument. Om jag är på ett möte och tar lite anteckningar så scannar jag in dem och slänger dem därefter. På mitt skrivbord ligger bara några tidningar, hur skönt som helst.

[HakanBrakan]

Kan vart rekommendera er att använda Google docs. Har alla mina dokument där nu. scannade pappersfakturor (till PDF), PDF fakturor, vanliga kvitton (till PDF), epostfakturor (utskrivna till PDF). Fungerar klockrent. tror 1 GB är gratis om ni vill testa sedan kostar det typ 100:-/år per 10GB eller något sådant.

Sedan organiserar jag originalen lite grovt i pärmar, mapp-strukturer i mailen, mappar för lösa kvitton osv. (tar även kopior på kvitton och sätter in i samma pärm som jag har alla andra pappersfakturor eftersom dom bleknar bort på ett år eller så)

Detta systemet funkar bra för mig.

[Rob]

@Tomas 37864 wrote:

Såg du den här länken i den tråden, den kanske kan ge lite ideér: Digitalisera din bokföring med Evernote | Mikael Öhrén – Företagande, webben & att njuta av livet

Det där var en bra bloggpost. Det jag varit rädd för har varit att glömma bort fakturan obetald efter att den är inscannad, dvs glömma tagga den eller lägga i en särskild mapp. Men så länge man får till en bra rutin för det så bör det sedan gå utav bara farten.

Att vissa revisorer eller redovisningskonsulter klagar på att man inte bokför på papper (om det fortfarande finns såna) beror nog bara på att dom är gammalmodiga och inte själva har bra rutiner för papperslös bokföring (ännu).

Nu har jag en ganska stor backlog i och med att jag tänkte köra detta från och med nyår men så fort jag scannat in och taggat upp den högen av papper, så lär det bli enklare framöver när jag bokför löpande utan omväg via papper.

Jag jobbar tillsvidare hårt med att försöka få mitt skrivbord papperslöst i alla fall. Det är inte helt lätt måste jag erkänna…

[Parvelito]

@Richie72 37877 wrote:

Sen, istället för att gå till revisorn med en pärm så delar du ut en dropboxfolder och vips så har han alla papper.

Jag tror ju att för att få det här smidigt så skall man bifoga PDF-filen till verifikatet i bokföringen och spara den där. Fortnox verkade ha stöd för det, finns det fler? Hur fungerar t.ex. Specter och SpeedLedger?

Lever med tanken att lämna in hela bokföringen till revisorn på ett USB-minne.

[Författare]

Inlägg