koppling affärssystem (Specter, Visma, Mamut)

[Richie72]

Hej
Är det någon här som kan dela med sig av lite erfarenheter kring koppling till affärssystem. Hur fungerar det med PayPal, kreditkort, förskottsbetalning, Klarna osv.

Vi har idag Textalk och funderar på att implementera något av deras partnerföretag, Specter, Visma eller Mamut. Nu är det för mycket administration kring varje order.

Jag förstår att frågan är väldigt ”generell” men jag vill höra om någon tycker det fungerar väldigt smidigt, saknar något ni trodde fanns, innebär stora effektivitetsvinster, eller andra förutsedda och oförutsedda skeenden.

Om ni inte vill svara i forum får ni gärna skicka PM.

Är det någon som använder affärssystem kopplat till olika valutor är det extra intressant.

Jag har försökt lyfta någon tidigare tråd men det har inte blivit någon respons så jag försöker så här och håller tummarna. Tacksam för alla svar! 😮

[nmn]

Till en viss gräns så fungerar det bra, du har samma artiklar med samma pris i shoppen som i admin programmet, kunder och order kommer in rätt ifyllda men sedan blir det jobbigt. Största problemet som jag ser det är att de här affärssytemen är alldeles för dåliga för en modern verksamhet. Jag har erfarenhet av Visma Admin och att använda den till e-handel är som att springa ett marathonlopp med en gammaldags fångkula runt benen, visst kommer man frammåt men sakta och med väldigt mycket besvär.

Det är så mycket information man vill ha med som de här programmen inte kan hantera och då får man fylla på med den på andra ställen som webbshoppen, excel-filer och papper till sist så är allt en enda röra.

[Zabler]

Jag kan ju inte svara för hur kopplingen fungerar i just Textalk eftersom jag inte säljer eller använder det systemet. Men jag skulle tro att det fungerar ganska exakt som det gör i vårt system, så du kan ju få en förklaring om vad som händer.

Från Affärssystemet (i mitt fall specter) till Webshopen (i mitt fall Fortus Internationals plattform):

Artikeldata (artikelnummer, artikelnamn, pris, lagersaldo) -> webshoppen

Från webshoppen till affärsystemet:

Kunddata, orderdata, artikeldata (räcker jag ändrar på ett ställe, så uppdateras båda).

Så om en kund handlar något i min shop, så kommer den ordern per automatik upp i specter, detta underlättar naturligtvis bokföring, inköp och en massa andra saker.

När jag levererat ordern så får jag fakturera och leverera i Specter.
Därefter tar min bokföringsbyrå över och 2 ggr i månaden så bokar de bort alla betalda order, gör iordning skatter och momser och allt annat tråkigt skit som jag inte vill jobba med

Utan den här kopplingen hade det varit omöjligt att bedriva någon form av verksamhet med mening att växa vill jag påstå, det hade tagit oändligt med tid att göra detta manuellt.

Har du mer frågor, shoot.
Det blev en väldigt generell och intetsägande förklaring noterar jag efter att ha läst mitt eget inlägg.

[Richie72]

Tack båda för bra svar. Jag uppskattar väldigt mycket att ni tagit er tid att svara, jag tycker båda svaren var bra (inte alls intetsägande).

@nmn – vad är det för information du inte får med?
@zabler- vilka moduler har du av Specter?

[Zabler]

Uj,

Minns inte riktigt, men jag tror att jag har följande:

* Order/Faktura med kundreskontra
* Lagerhantering
* Inköp
* Varianthantering
* Webbshop-koppling, per shop
* Pacsoft
* DIBS-integration
* Faktureringsintegration
* Leverantörsfaktura/Utgifter
* Bokföring

[Seke]

@Richie72 16141 wrote:

Hej
Är det någon här som kan dela med sig av lite erfarenheter kring koppling till affärssystem. Hur fungerar det med PayPal, kreditkort, förskottsbetalning, Klarna osv.

Vi har idag Textalk och funderar på att implementera något av deras partnerföretag, Specter, Visma eller Mamut. Nu är det för mycket administration kring varje order.

Jag förstår att frågan är väldigt ”generell” men jag vill höra om någon tycker det fungerar väldigt smidigt, saknar något ni trodde fanns, innebär stora effektivitetsvinster, eller andra förutsedda och oförutsedda skeenden.

Vi har Textalk Webshop och Specter Business Management. Textalk är master för artiklar, kunder och ordrar, och Specter är master för lagersaldo. Det fungerar i princip så här:

Nya data om artiklar, ordrar och kunder som kommer in i Textalk synkas automatiskt över till Specter.

Nya data om lagersaldo som kommer in i Specter synkas automatiskt över till Textalk.

Så här ser flödet ut i olika fall:

Användningsfall 1: vi lägger in en ny artikel

• Vi skapar en ny artikel och lägger in data i Textalks admindel
• Artikeln skapas automatiskt i Specter och artikelnumret, artikelnamnet och utpriset inklusive moms synkas över
• Sedan får vi gå in i Specter och manuellt lägga till lite data (artikelgrupp, leverantör, beställningskod, inköpspris, inventeringsvärde)

Användningsfall 2: en order kommer in via webbutiken

• kund lägger order i webbutiken
• en ny order skapas automatiskt i Specter och orderdata synkas över (orderrader, kundens namn, adresser och telefonnummer, betalningsmetod)
• om Specter känner igen kunden så uppdateras kunddata, annars skapas automatiskt en ny kund i Specter

Användningsfall 3: vi köper in försäljningsvaror

• vi gör en inköpsorder i Specter
• när varorna kommit in i lagret levererar vi in inköpet i Specter
• lagersaldot uppdateras automatiskt i Specter
• lagersaldot synkas direkt över till Textalk

Detta är huvudfallen. Sedan finns det förstås varianter. T ex om vi ändrar artikelnummer, namn eller pris på en vara så gör vi det i Textalk, sedan synkas informationen automatiskt över till Specter. Och om lagersaldot ändras i Specter av annan anledning (t ex vid försäljning via annan kanal eller lagerinventering) så synkas det över till Textalk.

I stort sett tror jag det funkar bra för det mesta nu. Vi hade rätt mycket maildiskussioner med utvecklarna hos Textalk och Specter när vi började, tror att vi var en av de allra första som började använda kopplingen.

Vi har inte förskottsbetalning men faktura via Klarna, kontokort och direktbank via DIBS och PayPal. Fraktbokning via Unifaun Online. Detta funkar rätt smidigt.

Sedan vet jag att Eva (min hustru) som sköter ekonomin inte tycker att Specter riktigt är lika bra som Mamut när det gäller redovisning och bokslut, så hon för över all bokföring från Specter till Mamut. Vi använder Specter tillsammans med Textalk för den löpande ehandelsverksamheten och allt som sker ”i realtid” och har Mamut lite som ”back office”. Där har vi också FileMaker Pro och Excel som vi använder bl a för att planera lagerhållningen och inköpen.

Vi provade ett tag också kopplingen mellan Textalk och Mamut, men den hade (åtminstone i höstas) inte samma nivå på funktionaliteten som kopplingen med Specter, så vi gav upp det spåret.

Om du ska välja affärssystem så är det ju vissa skillnader mellan Mamut och Specter. Mamut är ett ”klassiskt” PC-baserat affärssystem som kan köras på en dator eller på flera i en arbetsgrupp. Specter är webbaserat, vilket innebär att det kan köras var som helst där man har en internetuppkoppling. Så det beror mycket på hur du vill jobba.

Visma har vi ingen erfarenhet av, men jag antar att det är mer likt Mamut.

[Richie72]

Tack för utförliga svar, det uppskattas väldigt mycket.

På tisdag har jag telefonmöte med Specter.

Jag kontaktade VISMA per telefon för att höra om deras koppling till Textalk. Tanken var att få till ett telefonmöte där jag kunde få information om koppling till textalk, bokföring och ekonomiska rapporter. Jag hade hoppats på en klassisk säljpresentation helt enkelt.

Först blev jag kopplad till säljavdelningen som direkt kopplade mig till någon tjej som sa att Textalk har alla svar. När jag sa att jag hade frågor kring bokföring, finansiella rapporter osv så hänvisade hon ändå Textalk. Textalk är bra men jag tror inte de har svar på hur Vismas redovisningsprogram fungerar. Konstigt att VISMA behandlar Textalks kunder så nonchalant. Textalk har närmare 2.000 potentiella kunder för Visma. De borde ha någon säljansvarig som tar hand om alla förfrågningar.

Med nonchalant menar jag inte otrevligt. Bemötandet var korrekt. Men som säljare blir jag alltid förvånad när jag i rollen som köpare och potentiell kund blir hänvisad vidare av en säljare eller säljorganisation.

Med det sagt så känns det som det står mellan Mamut och Specter om det ska bli något.

[donkeypunch]

Richie,

Har du lust att ge en liten updatering kring hur det fungerar med Textalk+Specter i dagsläget, om du fortfarande använder kombinationen dvs?

[Richie72]

Jag använder fortfarande Specter och Textalk. Med alla hyrlösningar så finns det begränsningar så man kan inte få exakt som man vill. Men för oss fungerar det bra, jag tycker att Textalk har blivit väldigt mycket bättre de senaste åren både vad gäller systemet i sig och kundservice/support.

Specter var lite krångligt att implementera för oss främst för att vi själva inte hade någon kunskap om hur ett affärssystem fungerar. Det är många funktioner som vi inte utnyttjade för att vi inte kände till dem eller visste att man kunde jobba så.

Jag tycker att Specter också har blivit bättre, de var lite fyrkantiga i början men nu börjar de verkligen få koll på sina saker. De har alltid haft en bra (tycker jag) kundsupport och lösningen har haft extremt få avbrott vilket är viktigt.

Det finns fortfarande ett problem för oss som har många små ordrar, nämligen att det krävs många klick för att aktivera och skriva ut ett kvitto/faktura, men jag hoppas de kommer åtgärda det så småningom.

Jag tycker det fungerar väldigt bra och att Specter och Textalk blir bättre och bättre. Men jag rekommenderar att du tar fram en kravspec och matchar Specter mot kravspecen innan du bestämmer dig.

Hoppas det ger lite mer information.

[Författare]

Inlägg