Den optimala fakturan

[Lastbryggan]

För att inte smutsa ner andra faktura-trådar med mitt svammel så startar jag här en ny diskussion som handlar om den ”optimala fakturan” oavsett om man sköter faktureringen själv eller via något factoringbolag. Börjar med lite bakgrund och kuriosa om hur jag gör.

Utseende
Jag har sedan jag började med faktura (2003) haft inställningen att en faktura till en privatperson skall se ut som en ”hederlig gammal räkning” med inbetalningskort. Jag har sedan första dag valt att printa mina fakturor på ”blå-tons-ark” med perforerat inbetalningskort. En i sammanhanget relativt billig lösning om man ser till att ha med storförpackning blå-ark på sin offert från pappershandlaren.
Det är möjligt att jag är lite gammalmodigt men jag tror ändå på att det är bra om kunderna känner igen sig från ex. telefonräkning, elräkning etc.

Gör-det-själv eller factoring?
I början köpte jag bara själva upplysningen och fakturerade själv men eftersom jag är lat av naturen och hatar pappersarbete så var jag jäkligt slapp på att skicka påminnelser och kundreskontran bara växte. Jag sålde då påminnelserna i ”bulk” till mitt dåvarande factoringbolag (ACME) som skickade ut påminnelser och jag fick betalt till 100%. (ACME tjänade sina pengar på avgifterna.)

Sedan i mitten av 2004 så kör vi med Klarna (dåvarande Kreditor) och ett av mina krav var att jag skulle kunna printa mina fakturor direkt i vårt system, det löste vi smidigt via en API-lösning som gjorde att jag enkelt kunde aktivera dem från oss direkt. Då jag var med ganska tidigt på ”Kreditor-tåget” så fick jag en mycket bra deal där och det mesta har fungerat smärtfritt under årens lopp.

Kredittid
De allra flesta e-handlare har 10 eller 14 dagar på sina fakturor och vi körde också ganska länge med 10 dagar. Problemet med 10 dagar är att om kunden inte hämtar sin försändelse direkt så finns det en risk att fakturan hinner förfalla innan kunden har fått sin beställning, I värsta fall hinner kunden också få en påminnelse. Det andra negativa med 10 dagar är att många kunder måste planera sina köp så att fakturan förfaller i samband med lön.

Sedan en tid tillbaka har vi 30 dagar på alla fakturor och jag ser en hel del fördelar med det. Kunden hinner alltid få sin beställning innan fakturan förfaller, kunden kan beställa närsomhelst i månaden och har alltid en lön innan förfallodag. Kunden kan alltid betala min faktura ihop med alla sina andra räkningar. Detta kanske är argument som jag borde strunta i eftersom jag får betalt oavsett. Men jag ser det som ett sätt att locka kunderna att handla mer.

Fakturaavgift
I de allra flesta butiker så tillkommer en fakturaavgift på runt 20kr, jag har sedan jag börjat med faktura valt att inte ta ut någon ”extra avgift” för faktura. Däremot är frakten 10kr dyrare med faktura än kortbetalning hos oss. Personligen hatar jag just ordet fakturaavgift och vill då inte heller lägga det på mina fakturor.

Digital faktura
I dessa tider går fler och fler företag över till digitala fakturor och skippar den antika pappersfakturan. Detta är naturligtvis något som även jag funderat på, man skulle ju kunna bygga en funktion som bifogar en pdf i samband med att kollinummer mejlas kunder från systemet. Personligen uppskattar jag fakturor i mejlen och jag gillar att leva efter filosofin ”behandla andra som du själv vill bli behandlad”.

Tanken med denna tråden är att vi gemensamt skall kunna se möjligheter till att förbättra tjänsten fakturabetalning och hur man skall kunna minimera sitt arbete för maximal avkastning. Bifogar en bild på hur fakturorna ser ut hos oss, ris eller ros. Vad kan jag göra bättre?

Hur ser den perfekta fakturan ut rent grafiskt och innehållsmässigt?
Vilka För och nackdelar finns det med att sälja sina fakturor?
Vilken är den optimala kredittiden om man tar hänsyn till kostnaden?
Är det ok med fakturaavgift separerat eller skall man baka in den?

[Croona]

@Lastbryggan 6990 wrote:

Fakturaavgift
I de allra flesta butiker så tillkommer en fakturaavgift på runt 20kr, jag har sedan jag börjat med faktura valt att inte ta ut någon ”extra avgift” för faktura. Däremot är frakten 10kr dyrare med faktura än kortbetalning hos oss. Personligen hatar jag just ordet fakturaavgift och vill då inte heller lägga det på mina fakturor.

Personligen stör jag mig otroligt mycket på sidor som marknadsför sig med ALLTID FRAKFRITT, sen när man kommer till kassan så är det en expeditionsavgift på 69kr.

Jag vet inte, att ha 10kr för fakturaavgift känns ju väldigt lågt. Det kan inte vara någon som stör sig på det, dessutom blir det ju 10kr billigare frakt än vad du har nu:)

[Parvelito]

Många kloka ord!

Jag kör fakturering i egen regi, men har på min ”att-göra-lista” att försöka meka till så att det skrivs ut ett standard inbetalningskort längst ned på fakturan med ett OCR-nummer. Det skulle bespara mig många telefonsamtal från kunder som undrar hur de skall betala. och ser fakturan ut som räkningar brukar göra tror jag att färre fyller i mitt organisationsnummer som fakturanummer eller kontonummer. Har du något tips på var man köper perforerade papper till bra pris? Behöver inte vara blåa.

Nästa punkt är att räkna på vad det kostar med 30 dagar netto istället för 14 dagar som idag.

Jag har testat lite med digital faktura, men idag skickar jag med dem i ett kuvert i försändelsen med varor. Digitala fakturor hade en tendens att försvinna eftersom det sorteras som spam, de kan inte öppna PDF:en, de begriper inte att det är en faktura bifogad eller de kan inte läsa filen eftersom de bara har mail i mobilen. Det ringde kunder och grät! över att ha fått en påminnelseavgift på 50kr… Papper är trots allt inte så dyrt, så det får bli en utskrift istället.

Fakturaavgift vill jag inte heller ha, och eftersom jag har det hela i egen regi så bjuder jag på det. Efter att ha gjort en bra deal med kreditkollar i veckan så tänker jag fortsätta med det.

För att svara på dina frågor:
– Jag tycker din faktura ser bra ut, men vet av egen erfarenhet att jag uppskattar när förfallodatum står angivet tydligt. Kanske skulle det stå på raden ”Summa att betala” så att det står ”Summa att betala senast xxxx-xx-xx”

– Jag ser två nackdelar med att sälja sina fakturor: Det kostar en hel del, och man förlorar lite i flexibilitet. Naturligtvis är det arbetsbesparande att slippa påminnelsehantering och bli garanterad pengarna, men så länge jag hinner med det finns det ingen anledning för mig att leja bort det jobbet. Och så kan man med gott samvete säga till någon som ringer att man bjuder på påminnelseavgiften om det nu blivit fel någonstans, och det behöver inte rapporteras till någon annan som fakturerar mig.

– Idag kan man få riskfri ränta på runt 3%. Om man genom att öka kredittiden från 14 dagar till 30 dagar ökar reskontran från 100kkr till 200kkr så betyder det 3kkr på årsbasis. Man missar väl en del pengar på påminnelser som inte går ut också, men jag tror att man får ett rätt bra rykte med tiden som kan vara värt de pengarna.

Har man likviditeten och klarar den även under högsäsong så tror jag på 30 dagar, lever man däremot på checkkrediten är det ingen bra idé.

– Det finns få saker jag själv irriterar mig på så mycket som snikna avgifter. Därför försöker jag att baka in sådant i frakten och produktens pris. Jag tror det är nyttigt på sikt och ger trogna stamkunder som rekommenderar mig till sina vänner och bekanta, även om man kortsiktigt säkert kan göra mer pengar på att debitera allehanda avgifter.

[Lastbryggan]

Jag vet inte, att ha 10kr för fakturaavgift känns ju väldigt lågt. Det kan inte vara någon som stör sig på det, dessutom blir det ju 10kr billigare frakt än vad du har nu

Absolut, men jag är inte inne på att ha någon fakturaavgift, däremot kostar faktuahanteringen mig ca 10kr mer/order. Därav den något högre kostnaden i frakten.Har varit inne på att höja frakten för kort till 59kr också för att det skall kosta samma men det är alltid läskigt att höja frakterna.

Har du något tips på var man köper perforerade papper till bra pris?

Jag köper allt kontorsmaterial från Svanströms och har ett 20-tal produkter på min offert till mycket bra pris. Betalar 13,5 öre/st för dem i 500-pack.

Jag har testat lite med digital faktura, men idag skickar jag med dem i ett kuvert i försändelsen med varor. Digitala fakturor hade en tendens att försvinna eftersom det sorteras som spam, de kan inte öppna PDF:en, de begriper inte att det är en faktura bifogad eller de kan inte läsa filen eftersom de bara har mail i mobilen. Det ringde kunder och grät! över att ha fått en påminnelseavgift på 50kr… Papper är trots allt inte så dyrt, så det får bli en utskrift istället.

Jag tror inte att jag skulle gå över till enbart PDF men kanske som ett komplement, jag bifogar också fakturan i försändelsen och problemet kan vara om försändelsen kommer bort eller blir försenad och de får en påminnelse.

Då har ju kunden ändå fått sin faktura via mejl och kanske reagerar innan det kommer en påminnelse om förfallodagen passeras. Då finns det ju en sportslig chans att vi kan skicka nya grejer och förlänga kredittiden. Man slipper då kunder som får påminnelser på grejer dom inte fått.

– Jag tycker din faktura ser bra ut, men vet av egen erfarenhet att jag uppskattar när förfallodatum står angivet tydligt. Kanske skulle det stå på raden ”Summa att betala” så att det står ”Summa att betala senast xxxx-xx-xx”

Förfallodatumet står ju både längst upp till vänster och nere på talongen, men det är ju inga konstigheter att även lägga in det ”som en text” som du skriver. Man kan nog aldrig vara för tydlig.

– Jag ser två nackdelar med att sälja sina fakturor: Det kostar en hel del, och man förlorar lite i flexibilitet. Naturligtvis är det arbetsbesparande att slippa påminnelsehantering och bli garanterad pengarna, men så länge jag hinner med det finns det ingen anledning för mig att leja bort det jobbet. Och så kan man med gott samvete säga till någon som ringer att man bjuder på påminnelseavgiften om det nu blivit fel någonstans, och det behöver inte rapporteras till någon annan som fakturerar mig.

Kostnaden är ett solklart argument, men jag tycker nog att Klarna är mycket flexibla vad det t.ex. gäller påminnelser. Har det varit en försening eller om nåt gått fel så brukar de kreditera påminnelsen utan kostnad för mig.

– Det finns få saker jag själv irriterar mig på så mycket som snikna avgifter. Därför försöker jag att baka in sådant i frakten och produktens pris. Jag tror det är nyttigt på sikt och ger trogna stamkunder som rekommenderar mig till sina vänner och bekanta, även om man kortsiktigt säkert kan göra mer pengar på att debitera allehanda avgifter.

Frågan är om dominansen med fakturavgifter inom e-handeln gör att kunderna helt enkelt tycker att det är ok. Undrar om man har någon fördel att inte ta ut den eller om det inte spelar någon roll. Samtidigt som det känns jäkligt skönt att kunna skriva ”INGA andra avgifter än frakten tillkommer!” och verkligen stå för det…

[Parvelito]

Kostnaden är ett solklart argument, men jag tycker nog att Klarna är mycket flexibla vad det t.ex. gäller påminnelser. Har det varit en försening eller om nåt gått fel så brukar de kreditera påminnelsen utan kostnad för mig.

Jag har hört flera säga det om Klarna, så de är säkert bra att ha att göra med just nu.

Frågan är om dominansen med fakturavgifter inom e-handeln gör att kunderna helt enkelt tycker att det är ok. Undrar om man har någon fördel att inte ta ut den eller om det inte spelar någon roll. Samtidigt som det känns jäkligt skönt att kunna skriva ”INGA andra avgifter än frakten tillkommer!” och verkligen stå för det…

Jag är inte säker på att dominansen med fakturaavgifter är så stor. Kollade en del stora sajter som Bokus, Adlibris, Ginza, Inkclub & Cdon. Inga avgifter där inte, de tar knappt ens betalt för frakten. Dustin Home ville ha 39kr och Cyberphoto 29kr för sina fakturor.

Jag tror, precis som du, på att rakryggat kunna stå för att det inte är några extra avgifter som tillkommer förutom frakten. Det kanske inte ger flest ”prisjägare” eftersom man då måste ha en vettig marginal på grejerna man säljer, men jag tror det ger stamkunder som vågar komma tillbaka, och det är absolut billigare och enklare än allt SEO, Adwords, annonsering, Tradera och Blocket när en stamkund plockar ihop en order i webshopen.

[GregerA]

Intressant inlägg och många bra tips för oss alla.

Själv kör jag utan inbetalningskort. Eftersom väl 95% betalar via internetbank så har jag inte sett det som nödvändigt. Det går ju dessutom in fler rader på en sida om det inte 1/3 av arket utgörs av inbetalningskort – vi har i snitt ca 10 rader per order, och 40-50 är inte ovanligt. Så därför spar vi papper.
Det har varit någon enstaka som påstått att de inte kan betala fakturan för att det inte var med något inbetalningskort … men de flesta av våra kunder är relativt begåvade.

Vi gör precis som lastbryggan, vi justerar frakten beroende på betalsätt.
Kort 29:-, Faktura 49:- Postförskott 99:-.

Jag kan hålla med om att en flexibilitet i förfallodag kan vara bra. De flesta betalar ju av gammal vana sina räkningar i slutet på månaden. Därför kan man antingen köra 30 dagar, eller köra förfallodag den siste i månaden (dock minst 10-14 dagar), så en leverans som går ut den 5:e förfaller den siste i innevarande månad, medan en leverans som går ut den 20:e förfaller den siste i nästa månad. Så brukar det ju vara på kortköp.

Vi kör fakturering i egen regi. En totalkostnad på runt 3-4% för factoring känns dyrt i jämföresle med kort där vår totalkostnad nu ligger på 1.2%. Men det handlar ju inte bara om kostnad, också vilket kassaflöde man vill ha.

Vi placerar förfallodatumet precis under totalbeloppet ”Betalas senast 2010-06-30”. Är det en kort- eller postförskottsfaktura så står där istället ”Betald kontokort” eller ”Betald postförskott”. Det har nämligen hänt att folk har betalt en redan betald faktura … :rolleyes:

Fakturor via e-mail funkar nog sådär. Jag vet att jag ibland själv missar dem. Det enda ”säkra” metoden där är nog att ansluta sig till bankernas ”eFaktura”.

[Nicklas]

Intressant läsning.
Jag kan ju bara säga att fakturor via mail bommar jag väldigt ofta i min enorma mailskörd.

[Författare]

Inlägg