Ehandel.se på rundvandring hos Zalando

För ett tag sedan hälsade Ehandel.se på hos Zalando i Tyskland. Då fick vi en rundvandring genom deras nya superkontor och vi fick se den magiska fotostudion. Nu tänkte vi dela med oss av några sneak-peeks därifrån.

LÄS ÄVEN: Ehandel.se besöker modejättens nya superkontor

I centrala Berlin, öster om Mitte och Alexanderplatz, ligger stadsdelen Friedrichshain som är en tidigare arbetarstadsdel i Berlins innerstad. Där, på Valeska-Gert-Straße, ligger det färska Zalando-huvudkontoret som består av två byggnader kallade X och O.

Det första man möts av när man kommer in i byggnaden är säkerhetsvakter och elektroniska grindar. Sedan välkomnas man in i ett atrium med högt i tak. Den stora trätrappan som ligger i atriumets mitt leder upp till de övriga utrymmena i byggnaden. Trappan har även sittplatser och elutag som ger en "universitetskänsla" och lockar en till att sätta sig ner med sin dator och jobba.

Den som visade oss runt var Robert Höhne som är utvecklings- och konstruktionschef på Zalando.

- Just nu befinner vi oss i X-byggnaden som är själva huvudkontoret, de sju övriga byggnaderna kallas för Zalando Campus, säger Robert Höhne.

Huvudkontoret började byggas i slutet av 2016, och i april i år kommer företagets 6000 anställda officiellt att börja flytta in. De två nya byggnaderna, X och O, är sammanlagt på 42 000 kvadratmeter. X-byggnaden är 21 000 kvadratmeter, består av sju våningar och har 170 mötesrum.

Team och home-zone

Det som är unikt med de nya byggnaderna är att de är konstruerade efter en ideologi som företaget implementerar internt. Kort förklarat vill Zalando att alla avdelningar, som de istället kallar team, ska samarbeta med varandra och att varje person varje morgon ska kunna välja hur den vill arbeta.

- För oss är det viktigt att alla anställda kan jobba flexibelt. Vi vill inte att man ska jobba vid ett och samma skrivbord åtta timmar om dagen varje dag. Därför designade vi denna byggnad med olika sorters rum och projektutrymmen som man kan växla mellan från dag till dag. Vi tror att det bland annat kommer leda till bättre arbetsmiljö och enklare kommunikation mellan teamen, säger Robert Höhne.

Varje team har en så kallad “home-zone” som är en stor del av en av de sju våningarna. I en home-zone finns det både sitt- och ståskrivbord, soffor och fåtöljer. Man kan alltså själv välja hur man känner för att jobba varje dag. Sen finns det även olika sorters projekt- och mötesrum som teamen kan boka, för att tillsammans med andra team jobba på olika projekt. De är alltså aldrig bundna till att stanna i sin home-zone, utan kan jobba fritt överallt.

- Man har inte ett fast skrivbord, men man har ett område där ens home-zone är. Sen beror allt på det projekt som man jobbar på. Man kan välja mellan att exempelvis arbeta i ett projektrum eller vardagsrum, säger Robert och fortsätter:

- Men vi har också mindre kontor med till exempel endast två stolar, där man kan ha en lugn dag om man behöver. Det finns även några tysta utrymmen där man måste ha telefonen på ljudlöst, där man inte får prata och så vidare. Vi strävar helt enkelt efter att kunna möta alla arbetssituationer och alla behov.

Inga fasta skrivbord i framtiden

Vardagsrummen, som Robert nämnde, är de utrymmen som finns mellan de olika home-zonerna, projektrummen och atriumet. Varje vardagsrum är öppet mot atriumet och har en helt annan stil på varje våning.

- Rolig fakta är att varje vardagsrum är döpt efter en plats eller område i Berlin som vi gillar, berättar Robert.

Men för att kunna jobba flexibelt och byta arbetsplats varje dag, behöver man göra av sina saker någonstans. Som tur är har Zalando tänkt på det så att medarbetarna inte behöver gå runt med tunga ryggsäckar.

- Vi strävar efter att ha tomma skrivbord så att man inte är bunden till ett. Det har vi löst genom att installera träboxar i alla home-zones. I dessa kan man förvara olika saker, så att man alltid kan lämna en tom arbetsplats när man går hem för dagen. Men viktiga och privata saker kan man förvara i ett eget skåp som ingen annan har tillgång till, säger Robert och tillägger:

- Men, vi tvingar inte folk till att arbeta så här. Det finns naturligtvis team som behöver ha fasta skrivbord, med mycket papper och olika saker. Och sen finns det även dem som verkligen vill ha ett fast skrivbord och då kan de ha det, om de arbetar bättre på ett sånt sätt. Men vi tror att man inte borde behöva ha ett fast skrivbord i framtiden.

Arbete, fritid och förskola i ett

För att ge de anställda ännu mer energi om dagarna har Zalando även utrustat huvudkontoret med bland annat ett gym, en yogasal och en basketplan på taket.

När vädret tillåter kan man även jobba, avnjuta en lunch eller bara ta det lugnt på takterrassen som bjuder på en utsikt över hela Berlin.

Eftersom att det är dåligt med förskoleplatser i den tyska huvudstaden har Zalando även underlättat för de som har barn i förskoleålder.

- Vi har en förskola på bottenplan. Alla Zalandos medarbetare och boende i området kan ansöka om en plats på förskolan som terminsvis kan ta emot 64 barn, säger Robert.

Där magin händer

Cirka fem minuter från superkontoret ligger Zalando Studios, även kallat Zalando Content Creation Center. Det är e-modejättens "magiska" och enorma fotostudio där all magi händer. Det är här de fysiska varorna förevigas och publiceras på hemsidan och det är den här platsen som binder ihop verkligheten med onlinevärlden. Här jobbar cirka 300 personer varje dag.

När en produkt kommer in till studion genomgår den en registrering där artikeln skannas in i it-systemet och bland annat mäts. Sen behandlas den på olika sätt för att till exempel se till att veck och rynkor är borta. Efter det är det dags för stylisten att sätta samman uppsättningar, eller “looks”, till en modell. Efter modellfotograferingen som också tar lite tid, är en så kallad “styleshoots-maskin” på tur. Den använder stylisterna till att fotografera produkten utan en modell. Därefter redigeras och kontrolleras bilderna inna de slutligen laddas upp på hemsidan.

Statistiskt sett hanterar Zalandos Content Creation Center 400 000 produkter om året, och cirka 640 dam-produkter under en vecka. Men vad som är ännu mer imponerande är att det endast tar 1,4 dagar för att produkten att komma upp på hemsidan från att den levereas till studion.

De 300 personerna i studion har olika ansvarsområden. Men några saker som togs upp på rundvandringen var bland annat det osynliga och ofta bortglömda "matchningsarbete” som är en central del av företagets onlinestrategi. Att matcha rätt produkter med varandra och sedan matcha dem till rätt modell, som matchar rätt land.

Det är en hel värld av information bara inom det området. Vissa produkter får inte matchas med andra, och andra får men endast de som har en viss stil, färg eller syfte. Sen passar inte alla looks till alla modeller och alla modeller och looks passar inte in på alla länder.

Men trots den stora mängden information som tar ganska mycket tid att jobba med, och som hela tiden testas, förändras och optimeras, är Zalando ändå ganska stolt över sin prestation. Företaget berättar att vissa varumärken som finns på e-modejättens sajt har börjat kopiera deras stil till sina egna hemsidor, vilket i sig kan tolkas som ett tecken på att "matchningsteamen" gör något rätt.

Ett annat viktigt område som Zalando på senare tid har satsat på är produktmätningen. Det finns ett mätteam som mäter alla produkter och artiklar, oavsett om det är ett plagg eller en sko. Alla artiklar på hemsidan presenteras i sin egen varumärkesstorlek. Men om till exempel en t-shirt har storlek S, men enligt mätteamets beräkningar inte motsvarar en standars S-storlek - så står det på hemsidan att produkten exempelvis är "liten i -storleken".

Det senaste är att den som har ett konto på Zalando får automatskt en personlig kanal som den kan handlar med på sajten. Zalando-kanalen registrerar allt som man har beställt, returnerat och behållit. Den informationen använder Zalando till att "förstå" vilken storlek man har i byxor, skor, toppar och så vidare. Så när man sedan lägger något i varukorgen som mätsystemet upptäcker är för stort eller för litet, än de mått som passat dig tidigare, får man upp ett meddelande i stil av "du borde ta en storlek större i dessa skor då de är små i storleken".

Företaget menar att detta främst ska motverka returer. Det är ganska vanligt att kunder beställer flera storlekar utav samma vara för att sedan välja en och skicka tillbaka de övriga. Därför skickas många "onödiga" paket vilket förstås inte är bra för miljön.