Så ska ESV få myndigheterna att e-handla

Sedan 2013 har Ekonomistyrningsverket, ESV, ansvarat för att få våra statliga myndigheter att e-handla mer.

LÄS ÄVEN: Nu kräver regeringen ökad e-handel från myndigheter

I arbetet med att e-handelsfrälsa den samlade statsförvaltningen har det även ingått att få densamma att anamma e-fakturor. Men den 1 september i år övergår ansvaret för e-handelsfrågorna inom den statliga förvaltningen till en helt ny myndighet - nämligen Myndigheten för digital förvaltning, som då bildas.

Vi har flera gånger berättat om hur ESV kunnat konstatera att arbetet med att få myndigheterna att anamma e-handeln, gått i stå.

LÄS ÄVEN: Fortsatt svårt att få myndigheter att e-handla

"Vi tar ett helhetsgrepp"

Tanken är att i och med att ansvaret för e-handelsfrågorna nu inordnas under den nya myndigheten, så ska arbetet bättre kunna styras upp med gemensamma krafter.

- Nu tar vi ett helhetsgrepp om den digitala utvecklingen i det offentliga Sverige och accelererar arbetet, sa civilminister Ardalan Shekarabi i ett pressmeddelande från regeringen i höstas.

Men hur ser egentligen myndigheten själv på åren som gått? Vi passade på att fråga Anderz Petersson, som är utredare och en av dem som arbetar med e-handelsfrågor på ESV.

Han berättar att ESV har en föreskrift som säger att det blir obligatoriskt för berörda myndigheter att göra “e-beställningar”, alltså e-handel. Detta är också något som alla statliga myndigheter redan omfattas av sedan tidigare. Med e-handel menar Anderz Petersson att inköpsprocessen kan bli än mer effektiv.

Ska godkännas automatiskt

Tanken, enligt Anderz Petersson, är nämligen att så mycket som möjligt av arbetet med att beställa varor, ska ske automatiskt.

- Om vi tänker på hur man får en bra e-beställningsorganisation, så är tanken att man gör allt sitt arbete i beställningen. Där bestäms vilket kostnadsställe som fakturan ska dras ifrån, där bifogas en attest från en ansvarig, som man alltid vill ha i beställningsögonblicket, säger Anderz Petersson till Ehandel.se.

Han berättar att tanken är att referensen på e-fakturan automatiskt ska kunna föras in i systemet och när fakturan väl ska betalas finns det redan registrerat att den är godkänd.

- En e-beställning ska omfattas av tvåhandsprincipen, vilket innebär att två olika personer ska involveras i beställningen och attesten. När fakturan sedan kommer kan den per automatik matchas mot beställningen, samt betalas, eftersom attesterna redan är gjorda i beställningsögonblicket.

För återkommande fakturor, exempelvis räkningar för mobiltelefoner som myndigheternas anställda använder i tjänsten, kan man med samma system lägga in en automatisk betalning, så att fakturan helt enkelt godkänns varje månad utan att någon behöver sitta och göra detta för hand. För alla andra fakturor ska alltså godkännandet kunna ske digitalt. På så sätt blir det också mycket lättare att e-handla, menar Anderz Petersson.

- Vi har styrt upp det här på ESV och jag behöver aldrig sitta och titta på mina mobilräkningar längre - och inte min chef heller, för vi vet vad fakturan ska kosta varje månad. 

Han berättar att man i ESV:s system kan lägga in “toleransgrader”, så att systemet godkänner en faktura som exempelvis kostar mellan 0 och 150 kronor. Då kommer endast de mobilfakturor som överstiger maxgränsen att behöva granskas och godkännas manuellt av någon inom myndigheten. Samma sak kan man alltså göra med alla periodiska fakturor.

Ny lag på gång

Nu är dessutom en lag om obligatoriska e-fakturor, som kallas e-faktura till följd av offentlig upphandling på gång och väntas träda i kraft den 1 april 2019. Från och med då är det inte bara hela offentliga sektorn som måste få in det i systemet - utan även alla leverantörer som de handlar med.

- Den offentliga sektorn har kanske 200 000 leverantörer. Många jobbar redan med e-fakturor, men många gör det inte. Det finns även ett antal kommuner som ligger efter i det arbetet och kommer att behöva anpassa sina faktureringsrutiner. När den nya lagen träder i kraft så måste de som idag inte använder sig av elektroniska fakturor börja göra det. Jag tror att de kommer att lyckas, men det handlar också om att vi måste informera dem igen och igen. Det berör ju alla som har affärer med offentlig sektor.

Enligt den nya lagens definition så är en e-faktura inte vilket digitalt fakturadokument som helst. Pdf-fakturor diskvalificeras och kan därmed inte användas inom offentlig sektor efter att lagen trätt i kraft.

Tidssparande system

Anderz Petersson menar att förutom att de elektroniska fakturorna gör det lättare att e-handla, så finns det en annan stor vinst med konceptet.

- Blir du av med hanteringen för 100 fakturor i månaden så kan det mätas i tid. Du kan säkert spara fem minuter per anställd på det här sättet, vilket blir några hundra minuter i månaden. I det stora hela innebär det förstås att det frigörs tid för myndighetsanställda att göra annat.

Vi har upprepade gånger skrivit om att det går så långsamt för statsförvaltningen att anamma både e-fakturor och e-handel. Varför går det inte snabbare?

- Problemet ligger egentligen tio år tillbaka i tiden. Det vi ser idag kan nog förklaras med att det fanns en ovilja att anamma detta för tio år sedan. Men under de senaste fem åren har det fått ett mycket större fokus. Men många anställda på olika myndigheter upplever också att de saknar stöd från sina egna chefer och att e-handelsarbetet inte är prioriterat. Vi skulle förstås önska att det gick med högre hastighet, men nu är det på gång flera grejer som kommer att ge detta större fokus.

Hoppas att konceptet ska sprida sig

Anderz Petersson tror att utvecklingen kommer att sprida sig uppifrån och ner. 

- Många kommuner och landsting har en väl etablerad e-handel. Men det finns också myndigheter och kommuner som inte har kommit särskilt långt med e-handel. E-faktura är dock etablerat i hela den offentliga sektorn, men variationen mellan enskilda offentliga organisationer är också förhållandevis stor på den punkten.

Vad kommer att hända för dem som fortfarande inte skickar e-fakturor efter att lagen införts? Kommer de att kunna få något straff?

- Lagrådsremissen klargör att ett företag kan åläggas ett vite om de inte använder e-faktura till offentlig sektor. Men oavsett att den nya myndigheten för digital förvaltning kommer att kan utdöma vite så kommer det inte att drabba någon leverantör dagen efter att lagen träder i kraft. I grunden ligger dialog och information mellan den offentlige köparen och dess leverantörer. Dessutom måste alla leverantörer som berörs få hjälp och stöd att följa den nya lagen.

Varför inte? 

- Vi kommer att prata med dem istället. Man måste få hjälp genom att föra en dialog och vi ser också att det är skillnad på små och stora företag.

Regeringen har nu lämnat in sin lagrådsremiss om den nya lagen till lagrådet, som inte har haft något att invända mot förslaget. Skrivningarna om möjligheten att utdöma vite för den som inte använder sig av e-fakturor kvarstår således, men Anderz Peterson betonar att man i första hand vill ge stöd och information till leverantörer till den offentliga sektorn.

Europeiskt nätverk främjar e-handel

För att samverka och lära av andra länder i EU, har nätverket PEPPOL bildats. Det står för Pan-European Public Procurement On-Line och tanken är att man ska underlätta just utvecklingen av elektronisk handel. Innan årets slut är tanken att de statliga myndigheterna ska kunna hantera fakturor via nätverkets infrastruktur, som möjliggör kommunikation mellan köpare och säljare, av exempelvis fakturor med fastställda standarder, till låga kostnader för både företag och offentlig sektor inom hela EU-området.

Är ni nöjda med det arbete ni gjort under de här åren för att främja e-handel på myndighetsnivå? 

- Vi är nöjda! Det har varit ett jätteintressant jobb, där vi nu tror att vi har hittat ett bra format för att kunna hjälpa myndigheterna till konkreta förändringar. Samtidigt önskar vi förstås att vi hade fått upp hastigheten i processen, men Sverige är ändå långt framme jämfört med många andra länder. 

Nu tror Anderz Petersson att även B2B-sektorn kommer att börja med e-fakturor mellan varandra.

- Det är en utveckling som vi har sett i Norge, exempelvis. Där är man redan klar med den offentliga sektorn och har gått vidare med den privata sektorn. De är längre fram när det gäller e-fakturor där och har redan krav på det inom offentlig förvaltning.

Varför är Norge så mycket längre fram än Sverige på den fronten? 

- Det är svårt att säga, men de har nog lagt kraften på köparna och tagit ett gemensamt grepp om hela hanteringen genom att koordinera fakturorna via PEPPOL. De har satsat på det och det är väl det vi hoppas att vi ska göra här också, nu när Myndigheten för digital förvaltning tar över ansvaret.