Leverantörsbeställningar?

[Joel]

Med tiden har det blivit en hel del leverantörer att hålla reda på och vi har nu kommit till en punkt där det börjar bli svårt att hålla reda på vilken man beställt av och när det är dags att beställa igen.

1. När vet ni att det är dags att lägga en ny leverantörs-beställning? Har ni beställningspunkter (precis som med lagersaldon på produktnivå)?
2. Kan ni se hur länge sedan ni beställde från en leverantör senast?
3. Lägger era system automatiska ordrar eller lägger ni alla leverantörs-ordrar manuellt?
4. Beställer ni t.ex i början av veckan för att matcha med upplock på t.ex slutet av veckan? (när det är färre ordrar att packa)
5. Hur lägger ni leverantörsbeställningar? Via mail eller via deras webbshop?

[danielandersson]

Varje vecka (på måndagar) går vi igenom alla leverantörer för att se vad som behöver beställas. Runt 90-95% beställer vi från varje vecka.

På en liten post-it skriver vi upp vilka vi beställt från. När beställningar kommer in, stryks dessa från post-it:en. På så sätt kan man hålla koll på idiotleverantörer som ibland stoppar leveranser för att man kommit upp i limiten utan minsta knyst(!) Och vissa leveranser tar mer än en vecka..

Alla ordrar läggs manuellt. De flesta via webbshop, men även en del via mail (tyvärr).

[Parvelito]

1: På sätt och vis, jag har ju olika gränser för när det blir fraktfritt att hålla koll på, och så har jag kineserna med sina MOQ. Det där har jag lagt in på leverantörerna i SPCS Administration så att jag har koll på vad som är vettigt att beställa.

2: Ja, självklart.

3: Manuellt, det krävs oftast en del handpåläggning eftersom de har sina fraktfria gränser, en del saker som är slut, kampanjer, erbjudanden och mängdrabatter. Det TAR tid att ta hem saker, men jag tycker det känns lönsamt att göra det jobbet istället för att statiskt hålla sig till ett script med beställningspunkter.

4: Nej, det går iväg beställningar nästan varje dag för att få ett jämnt flöde istället. (Vilket sedan i alla fall betyder att allt kommer samtidigt, men tanken är god i alla fall)

5: Varierar. När det gäller kineser går det ofta snabbare att skicka ett mail än att tröska i deras webshoplösningar. Och så kan man ju alltid skjuta in frågan om de tycker man har missat något nytt eller om man möjligen kan få lite discount

Med Kodmyrans lösning hoppas jag få ännu bättre koll på vad jag beställer hem.

[fotofyndet]

@Joel 47583 wrote:

Med tiden har det blivit en hel del leverantörer att hålla reda på och vi har nu kommit till en punkt där det börjar bli svårt att hålla reda på vilken man beställt av och när det är dags att beställa igen.

1. När vet ni att det är dags att lägga en ny leverantörs-beställning? Har ni beställningspunkter (precis som med lagersaldon på produktnivå)?
2. Kan ni se hur länge sedan ni beställde från en leverantör senast?
3. Lägger era system automatiska ordrar eller lägger ni alla leverantörs-ordrar manuellt?
4. Beställer ni t.ex i början av veckan för att matcha med upplock på t.ex slutet av veckan? (när det är färre ordrar att packa)
5. Hur lägger ni leverantörsbeställningar? Via mail eller via deras webbshop?

1. Ja, vi har lagt upp beställningspunkter. Sedan kör vi en rapport i vårt administrationssystem som heter Inköpsförslag. Problemet är att vi inte har hängt med riktigt när vi har växt, utan beställningspunkterna ligger kvar.
2. Inte på produktnivå, utan bara i inköpsdelen i adm.systemet.
3. Manuellt. Precis som Berra säger har alla sina egenheter med fraktfritt, MOQ, och annat.
4. Nej. Kineserna tar god tid på sig, våra svenska kontakter beställer vi ifrån när nåt tar slut och det är ganska lite så det gör varken till eller från att packa upp.
5. Kina: mail, Sverige: webshop.

[Katrin Lundgren]

@Joel 47583 wrote:

Med tiden har det blivit en hel del leverantörer att hålla reda på och vi har nu kommit till en punkt där det börjar bli svårt att hålla reda på vilken man beställt av och när det är dags att beställa igen.

1. När vet ni att det är dags att lägga en ny leverantörs-beställning? Har ni beställningspunkter (precis som med lagersaldon på produktnivå)?
2. Kan ni se hur länge sedan ni beställde från en leverantör senast?
3. Lägger era system automatiska ordrar eller lägger ni alla leverantörs-ordrar manuellt?
4. Beställer ni t.ex i början av veckan för att matcha med upplock på t.ex slutet av veckan? (när det är färre ordrar att packa)
5. Hur lägger ni leverantörsbeställningar? Via mail eller via deras webbshop?

Ja, vi har beställningspunkter i systemet på produktnivå, sedan kan vi få inköpsorderlistor med vad som är under bestnivå eller slut i lager eller har – saldo, och där fyller vi bara i det vi ska ha och klickar på en knapp så går mailbeställning till leverantören. Vi kan även lägga in fraktfrigränser osv för att hålla reda på det. Inköpsordrarna syns i en lista så vi vet när vi beställde senast. Vi ser även på varje produkt om en beställning redan är gjord på den, samt i inköpsorderlistan för att undvika dublettbeställningar. Så det görs manuellt fast känns inte så jobbigt i och med all automatik, men skulle gå att automatisera rätt lätt om man vill. Vi beställer olika ofta från olika leverantörer, vissa en gång / år, och andra varje vecka. Beror helt på levtid och hur ofta varorna säljs

[Jimmys]

1. Jag provade att använda beställningspunkter i affärssystemet, men det blev inte bra då det inte går att avgöra hur mycket som ska fyllas på. Det alltid finns produkter som inte har tillräckligt lågt saldo, men ändå behövs fyllas på lite för att synka med övriga produkters saldo.
2. Ja, antingen via produktkortet eller via leverantörens kontaktkort. Men jag går nästan alltid via produkten då den kan ha fler leverantörer.
3. Manuellt.
4. Några av våra stora leverantörer har fasta dagar som de levererar som då styr. Hos de andra beställer vi vid behov, oavsett dag.
5. Vi mejlar alla inköpsorder direkt från affarssystemet, utom en som har webbshop, och en som vill ha ordern via fax 😮

[Dan]

Beställningspunkter är meningslöst för oss. Vår försäljning på enskilda produkter går ej att förutse så alla våra stöd måste vara självlärande. Att säga att vi ska ha 10 st av en produkt i lager är helt meningslöst om vi har en säljtakt på 3,44 per dag och en ledtid från leverantör på 20 dagar.

Beställningspunktsberäkningar

Såhär funkar vårt system. Först beräknar vi snittleveranstiden för att kunna göra varningar på saker som kräver omedelbar order för att ej få glapp mellan lagerdatum på ny order och slutförsäljning i nuvarande lager.

Se bild:

[IMG]http://www.ehandel.se/forum/attachment.php?attachmentid=690&stc=1&d=1341324325[/IMG]

För att vi ska bli ännu mer 100% i lagerhållning så beräknar vi även bufferts och överlappning om vi har flera orders i transit på samma produkt. Exvis LEGO är en riktig bitch att jobba med så där ligger vi hela tiden och beräknar överlappningsordrar och får reda på vår buffert i enheter. Dvs antal enheter vi har i lager när den nya leveransen kommer in.

Här beräknar vi även när en order kommer vara slut för att vi ska kunna lägga en ny order och hela tiden jobba i framtiden. En order som idag räknas hålla till 20:e augusti kan imorgon ha ändrat säljtakt och gått ner till 1 augusti. Är ledtiden då över 30 dagar måste systemet varna så att vi inte står utan varor en enda sekund.

Beställningssystemet

Okej så när man beställt nu så shoppar man i vår egen webshop fast i backenden som man ser i bilden. Här lägger man det i ”varukorgen” och kan sedan skicka ordern. Våra ordrar skickas via mail, de kan nås via epost och som excelfiler.

[IMG]http://www.ehandel.se/forum/attachment.php?attachmentid=688&stc=1&d=1341324290[/IMG]

Vi beställer alltid såhär om inte en leverantör har webshop och det är lättare att beställa så.

När vi beställer så får vi ibland en ETA till oss, ibland till levs lager och ibland inget alls. Ibland får vi en order som har ETA lev baserat på en produkt.

Vi sätter då ETA-tid på antingen produkt eller order (ETA leverantör eller ETA vårt lager). Sedan syns all denna information ut mot kund och i vår backend så att vi kan svara på frågor om när vi har varor på lager osv samt kunna förbättra lagerhållningen enligt steg 1 ovan. Dessa beräkningar som nämndes under förra rubriken görs med dessa eta-tider. Men om inga ETA:er finns på något beräknar vi historisk data istället.

Vi har sedan alla ordrar i en överblick och blir något restat när vi beställer så kan vi enkelt göra restorder och sätta ETA på denna separat osv. dessa markeras även i vår produktlistning internt så att vi aldrig gör dubbelorders eller inte har koll på vad vi har i transit/rest.

[IMG]http://www.ehandel.se/forum/attachment.php?attachmentid=687&stc=1&d=1341324284[/IMG]

Inleverans

När en order anländer gör vi inleverans som går ut på priskontroll (om ej gjorts tidigare), leveranskostnadskontroll och inventering av saldon.

Det ser då ut såhär:

[IMG]http://www.ehandel.se/forum/attachment.php?attachmentid=686&stc=1&d=1341324277[/IMG]

När man inlevererar dessa då så skriver den till lagersaldot, samt ändrar priser och beräknar hemtagningskostnaden procentuellt så att vi alltid ska ha en korrekt marginalberäkning.

Avvikelser

I bilden ovan såg vi en avvikelse i mottaget antal. Det är ju trist och jag tycker det suger att maila o whinea till leverantörer. Dels för sånt här och dels trasiga produkter.

Så jag klickar bara på en knapp så får de infon:

[IMG]http://www.ehandel.se/forum/attachment.php?attachmentid=689&stc=1&d=1341324294[/IMG]

[IMG]http://www.ehandel.se/forum/attachment.php?attachmentid=685&stc=1&d=1341324273[/IMG]

Sen har vi en lista med lösta avvikelser och inte lösta avvikelser så kan man sitta och spamma dem tills de skickas ut ersättning eller hatmail, det är valfritt

[Joel]

TACK Dan! Nu fick jag massor av nya idéer på hur vi kan förbättra våra rutiner

[danielandersson]

Fy faan Dan, schyst inlägg!

Och vilket jävla system..

[Dan]

Tack, problemet uppstod när jag 2010 hade fett svårt o lösa lagret under julen samtidigt som jag packade o plockade o höll på med all jävla skit.

Så 2011 sa jag att jag ska fan ha Skynet när det gäller leverantörer och jag ska ha sån koll att jag kan göra 10 inköpares jobb på 1 timme på eftermiddagen. Och nu skalar inköpen på ett helt annat sätt.

Jobbet med inköp och leveranser är ju fortfarande att ha en bra speditör, hitta produkter osv, men innan har jag spenderat enorm tid på att jaga leverantörer för att de inte svarat på mina mail med excelfiler eller manuella ordrar (jag har en knapp för att påminna nu som hotar med att radera ordern om de inte bekräftar den hehe).

Så utan detta stödet hade jag haft jävligt svårt att hantera våra inköp på den lilla tiden jag faktiskt lägger på det. Jag lägger min tid på att hitta nya produkter och koda på sidan, det är roligare.

MEN notera, det är ingen raketforskning, alla kan bygga det. Det jobbiga är att bygga något som man faktiskt gillar och har sån nytta av att man använder det. Jag har 10 gamla system som ligger i nån undermeny i backenden o aldrig används för att de inte är bra nog eller smartare än mig som beställare. Där är det svåra att få till, något som simulerar smartheten som vi som ehandlare som ser lagret och mailen och orderingången kan känna av.

Detta systemet funkar mkt sämre under jul såklart, då alla extrema variationer ger väldigt branta tangenter upp eller ner i kurvan. Det är dock byggt efter att alltid sträva mot 100% lagerhållning vilket gör att den tar alltid och räknar på worst case (best case heter det för mig men inte för lagerroboten) och försöker hitta maximal försäljningstakt under senaste månaden på 7, 14 eller 30 dagars-intervall.

Problemet man får då istället är att produkter som varit slut länge kan ha 0,00 i säljtakt och hur fan räknar man på det? Ja, man kan räkna på historisk sälj, MEN i min nisch så blir saker gamla väldigt fort. Vi sålde mycket angry birds förra året, men vi kommer sälja en tiondel i år, så det blir inte rättvisande.

Där funderar jag på att beräkna detta med mina bevakningar på produkt som är färska, samt historisk trafik+converseion och vad nuvarande trafik skulle ge i försäljning. Om folk kollar på de lär de köpa i viss grad. Sen får man väl göra en justering för att det inte är så hett och räkna på kanske 50% av konverteringsgraden eller liknande.

Ytterligare ett problem är såklart att hålla ett så lågt lager som möjligt men fortfarande ha viss marginal för snöstormar, efterblivna leverantörer, speditörer som slarvar bort saker, saker som är slut hos producenten osv… men det är svårt. Därför är det så sjukt nice nu att kunna se beräknade hål i lagerhållning baserat på att jag har flera ordrar lagda och se deras överlappning. Då blir det som att försöka lägga ett lapptäcke hela året där bara ett exemplar ska ligga i buffer hela tiden mellan leveranserna på de olika ordrarna eftersom att lagerhållningen då blir optimal.

Okej nu har jag rantat klart. Jag älskar att koda och jag älskar att koda ehandelsgrejer till mig själv.

[Författare]

Inlägg