I juli 2014 infördes en ny förordning som sade att alla svenska myndigheter som hade över 50 anställda skulle beställa varor och tjänster digitalt, något som beräknades kunna spara miljarder av skattebetalarnas pengar. Sedan 2008 finns det dessutom en regel som säger att fakturor ska hanteras elektroniskt. Men långt ifrån alla följer de föreskrifter som finns.
Ekonomistyrningsverket, ESV, kan i en ny rapport konstatera att antalet digitala fakturor är i genomsnitt 47 procent, och bland de 121 myndigheter som svarat på ESV:s enkät var det en femtedel som inte hade gjort några digitala e-beställningar online alls under september 2015, den månad då undersökningen genomfördes.
- Sammantaget hade vi förväntat oss ett betydligt större antal elektroniska beställningar, konstaterar rapportförfattarna.
Enligt rapporten beror förseningarna bland annat på systembyten och uppgraderingar, men också på att det ska finnas för få leverantörer som stödjer e-handel.
"Brister för många i dag"
Men trots att det handlar om regler som alltså infördes för två respektive åtta år sedan väntar inga böter eller någon annan påföljd för de myndigheter som inte hängt med. Hur det går med införandet av e-handel ska dock kartläggas genom fler enkäter.
- Den första uppföljningen gjordes i höstas och nu slutför vi en andra enkätomgång. Framöver gör vi denna typ av uppföljning halvårsvis och vi kommer att redovisa resultat för enskilda myndigheter i en lista på vår webbplats för att driva på arbetet, berättar Peter Norén, enhetschef på ESV.
Vad finns det då för incitament för att följa lagen?
- Myndigheter har faktiskt gjort mycket, men det återstår att få alla i organisationen att göra sina beställningar i inköpssystemet och få attest av chefen. Där brister det för många idag. Vi hoppas också att man ska lyckas bättre att ansluta fler leverantörer för e-handel så att man får exempelvis elektroniska prislistor som man kan beställa utifrån. Det största incitamentet är ju att man kan effektivisera sin verksamhet och hitta enklare sätt att hantera inköp. Att göra besparingar och minska administrativt arbete strävar de flesta myndigheter efter att göra.
Peter Norén lyfter gärna fram myndigheter som har kommit längre än andra på området. Till exempel har Arbetsförmedlingen hittat en bra modell för att e-handla snittblommor, och Lantmäteriverket lyckades med hjälp av sitt nya system upptäcka att en leverantör hade fakturerat 100 000 kronor för mycket.
Långt efter nordiska grannländer
I ESV:s rapport framkommer det att antalet e-fakturor bland svenska myndigheter ligger på knappt 50 procent, vilket är långt under Danmark med 99 procent samt Norge och Finland där andelen digitala fakturor är 70 procent. Ungefär 70 procent av de svenska myndigheterna ställer krav på e-faktura när de upphandlar varor och tjänster och krav på e-handel förekommer endast hos 40 procent.
- Att ställa krav på e-faktura borde fler verkligen göra och i de flesta av sina upphandlingar. När det gäller e-handel kan man behöva vara lite mer försiktig i vilka krav man ställer och att man ställer krav på ett sätt som passar för leverantörerna och den beställningsprocess man tillämpar för just den typen av produkter. Det är inte krav att i en upphandling kräva e-faktura, men vi följer upp det eftersom vi tror det är ett bra sätt att öka andelen e-faktura och e-handel, säger Peter Norén.
Myndigheternas nästa e-handelsdeadline är satt till november 2018. Efter nya EU-direktiv blir det då obligatoriskt för alla svenska myndigheter att använda systemet PEPPOL, som tagits fram i syfte att underlätta e-handel.
